Home Authors Posts by Kirstine Østrup

Kirstine Østrup

“At være frivillig handler ikke om dig, men om fællesskabet”

0

Det er første gang i år, at Marianne Ifversen ikke har sat aftryk på årets musikprogram på Roskilde Festival. I stedet sætter hun nu sine aftryk i foreningen Roskilde Festivals bestyrelse.

Det hele startede med en historie, som Marianne Ifversen har fortalt mange gange. Historien om Next Stop Sovjet, en koncert på den Røde Plads i Moskva og hendes møde med Leif Skov, som blev begyndelsen på hendes 28 år som frivillig på Roskilde Festival.

“Vi spurgte ham (Leif, red.), fordi vi havde brug for hjælp til at sikre en tilstrækkelig logistik. Han sagde ja. Så lærte jeg ham at kende, han lærte mig at kende og så spurgte Leif, om jeg ikke ville arbejde i pr-gruppen.” fortæller Marianne Ifversen.

Om Marianne Ifversen

52 år, arbejder som overlæge på Rigshospitalets børneafdeling, bor i Vanløse.

Var til sin første Roskilde Festival i ‘87, startede som årsfrivillig i PR-gruppen i ‘90, musikgruppen i ‘92 og blev valgt til Foreningen Roskildes bestyrelse i ‘16. I dag er hun også engageret i rundviser-gruppen.

Efter to år som frivillig i PR-gruppen startede hun i musikgruppen, som er der, hvor hun har haft de fleste af sine år som frivillig. Her har hun været med til at booke en lang liste af internationale navne som The National, Rammstein, Sonic Youth og Einstürzende Neubauten.

“Jeg har været med i mange år, så der er jo rigtig mange navne, jeg er stolt over at have været med til at booke,” fortæller Marianne Ifversen.

Professionalisering af musikgruppen

Da Marianne i 1990 startede i PR-gruppen, var stort set alle frivillige. I takt med at Roskilde Festival har udviklet sig og er blevet professionaliseret er der kommet flere ansatte i organisationen. Til sidst var de kun to frivillige i musik gruppen, hvoraf Marianne var den ene.

“Det ændrer på dynamikken og forskellige andre ting. Fra at musikgruppen blev inddraget i flere tværgående teams, er det i højere grad blevet ren booking.” siger Marianne Ifversen.

Hun savnede kontakten til de tværgående teams, indflydelsen på de overordnede linjer, og det savn har over mange år udviklet sig til, at hun i 2016 valgte at stille op til bestyrelsen i foreningen Roskilde Festival.

“Jeg tror det er vigtigt, at der sidder nogen i bestyrelsen, som har forståelse for vores publikum og vores DNA. Desuden ville jeg gerne være med til at udvikle den festival, jeg for så mange år siden forelskede mig i.”

Frivillig tre årtier

Noget af det Marianne Ifversen mener at hun bidrager med i bestyrelsen er balance.

“Jeg prøver at være med til at skabe en fornuftig strategi fremover og sørge for, at vi får overskud af fællesskab, økonomi og kreativitet.”

“Nu har jeg været frivillig på Roskilde Festival i tre årtier, og jeg har en god fornemmelse af frivilligheden på festivalen, og det er centralt, at vi fortsat kan understøtte at frivilligheden er et af de bærende elementer på festivalen.” siger hun.

Marianne Ifversen har gennem sin tid som booker været på mange festivaler i andre lande og i andre størrelser. Ifølge hende er Roskilde Festival helt unik, fordi frivillighed er en så central del af organisationen. Ingen andre festivaller ville kunne have så mange frivillige og samtidig levere kvalitet af Roskilde Festival-kaliber. Og det, mener Marianne Ifversen, gør at Roskilde Festival er langt over niveau i forhold til mange andre festivaller.

“Kvaliteten ville ikke være lige så høj, som den er hos os.”

Alligevel erkender Marianne Ifversen, at man ikke skal udnytte de frivillige. Det er vigtigt for hende, at både unge og gamle bliver ved med at komme, fordi det er sjovt at lægge en frivillig indsats. Og hvis hun skal give et råd til alle frivillige, så er det, at man skal huske, at man er der for publikum.

Ydmyghed over for publikum er det vigtigste

“Man skal kunne lide og forstå dem. Det er vigtigt, at man kan sætte sig ind i de valg, man tager og hvad de har af konsekvenser for publikum. Ydmyghed over for publikum er det vigtigste.” siger Marianne Ifversen.

Introducerer de unge for fællesskabet

“Grunden til at jeg synes Roskilde Festival er så fantastisk er, at jeg synes det er super vigtigt, at man får engageret en masse unge mennesker på det tidspunkt i deres liv, hvor de er i gang med at have deres formative år. Så for mig er det et kæmpe privilegium også at kunne være med til at præge deres dannelsesrejse.” siger Marianne Ifversen.

Jeg synes, det er ekstremt vigtigt, og det er nærmest blevet vigtigere og vigtigere med årene, at man viser, hvad et fællesskab kan være

Hendes store håb er, at hun gennem Roskilde Festival kan være med til at præge dem i en retning, hvor de lærer at være en del af et større fællesskab, hvor de ikke tænker ‘hvad får jeg ud af det’, men ‘hvad kan jeg gøre for andre’.

“Jeg synes, det er ekstremt vigtigt, og det er nærmest blevet vigtigere og vigtigere med årene, at man viser, hvad et fællesskab kan være. For man kan ikke lære dem det, men man kan vise dem det, hvad styrkerne ved et fællesskab kan være i stedet for at hive nogle ting ned over hovedet på dem, og så gør man det via det, som på mange måder er en optimal måde, nemlig mens de er glade og oplever nogle rigtig fede ting.”

Musik er ifølge Marianne Ifversen nemlig det, som er med til at knytte mennesker allermest sammen. Og spørger man den erfarne musikbooker, hvad hun skal se på festivalen i år, så skal hun helt sikkert se Gorillaz, David Byrne, alt på Gloria og Eminem.

“Jeg skal helt sikkert se Eminem, når nu vi har kæmpet for at få ham på plakaten i så mange år,” fortæller hun.

Så måske har Marianne Ifversen alligevel sat et lille aftryk på årets musikprogram.

 

Frivillig-stafetten: Anja Kammacher får fodret sin indre nørd som frivillig

Hun er ansvarlig i team proces, har solgt bagels til en meget våd festival og så skal hun sejle over Atlanten til november. Frivillig-stafetten møder Anja Kammacher, leder i team proces.

Hvad består dit frivilligjob i?

Jeg er frivillig leder og ansvarlig i team proces, som er en gruppe på seks interne proceskonsulenter. Vi hjælper hele organisationen med at løse forskellige opgaver. Helt grundlæggende handler det om at finde folks skjulte viden og få den sat i spil for dermed at styrke samarbejde. Uanset hvem i organisationen det er.

Har du haft andre frivilligjob på Roskilde?

Jeg startede med at være helårs frivillig for tre år siden i analyse, og fik tilnavnet ‘Anjalyse’. Før det har jeg været festivals frivillig blandt andet i et meget vådt år, hvor jeg stod og solgte bagels i Øst.

Om team proces

Teamet hjælper ifølge Anja Kammacher andre teams med evalueringer, samarbejdsvanskeligheder, mødeledelse eller en workshop, der sætter fokus på at genere idéer til den kommende sæson. Temaet arbejder på tværs i hele organisationen.

Trine Frydkjær ville gerne vide, hvordan har det været at skifte rolle? Hvad har været de gode ting og de dårlige ting?

Jeg har hele tiden haft et godt øje til procesgruppen, selvom jeg var virkelig glad for at være i analyse, fordi det sociale er virkelig fedt. Der er mange mennesker med meget på hjerte, og som er glade for at feste. Men jeg er ikke super tændt af det rene analysearbejde, og skrive de der rapporter, men mere hvordan det virker ude i organisationen. Og så åbnede muligheden sig for at blive ansvarlig i proces-gruppen, og jeg tænkte, at det kunne være meget interessant at prøve kræfter med frivillig ledelse, og så er jeg typen, der godt kan lide en udfordring.

Om stafetten

Frivillig-stafetten er RoskildeNyts interview-stafet, som går rundt blandt de frivillige. Stafetten går på tur efter det princip, at den sidst interviewede vælger, hvem RoskildeNyt skal snakke med næste gang – og hvad vi skal spørge dem om. Man kan ikke sende frivillig-stafetten videre til én i sit eget team.

Har du nogle gode råd til dem, der overvejer at skifte frivilligjob?

Jeg tror, at det kan være godt at gå lidt analytisk til værks, og spørge sig selv om, hvad der egentlig driver ens motivation i forhold til at være frivillig. Det kan være alt muligt forskelligt; det sociale, ansvar, udvikling, intet ansvar eller andet. Hvis man begynder at få øje på nogle andre roller, som, man synes, kunne være spændende, kan man prøve at læse eller spørge ind til, hvordan det forholder sig i deres team.

Hvorfor er du frivillig på Roskilde?

Det er jo forskellige etaper. For fjorten år siden i bagelboden var det for at få billetten. De sidste tre år er det helt sikkert på grund af det faglige og min indre nørd. Og så er jeg vild med den store diversitet af mennesker, der er i organisationen. Folk der er spændende, søde og festlige.

Når Anja ikke er frivillig på Roskilde

Jeg er udviklingskonsulent i Glostrup Kommune, og ekstern underviser på Københavns Professionshøjskole. Så sejler jeg, og jeg skal sejle over Atlanten til november. Og så bruger jeg meget tid med mine venner, går meget til koncerter og så rejser jeg så meget, jeg kan komme afsted med.

Hvad er dit bedste råd til andre frivillige?

Hvis man går lidt sur i sit frivillige arbejde, så tal med en leder om det. Jeg synes, at organisationen er ret god, hvis de gerne vil holde på folk, til at gøre et eller andet for måske at give dig nogle andre opgaver eller strukturere tingene på en anden måde eller sætte dig sammen med nogle andre mennesker. Så hvis du har den mindste lyst til at fortsætte, men føler dig brændt ud, så prøv at tag fat i nogle af dine ledere og vær ærlig, i stedet for at gå i flyverskjul.

Har du et Roskilde-hack, vi andre skal kende til?

Noget, jeg har fundet ud af gennem årene, som jeg ville ønske jeg havde vist tidligere er; stop al koordinering. Hvor meget tid har jeg ikke har brugt på at vente og koordinere, hvis man gerne vil samle tre vennegrupper. Der går så uendeligt lang tid. Lad være. Det er meget nemmere at sige, jeg er gået, jeg står ved Apollo, jeg står der. Så kan folk finde dig.

Har du nogle traditioner, når du er på Roskilde?

Min veninde, som jeg skal høre Gorillaz med, vi skal altid spise Hjaltes toast. Der var nogle år, hvor vi købte virkelig mange toast, så der er bare noget nostalgisk i det.

Beskriv den mest optimale Roskilde-situation.

Når man har været til koncerter en hel dag, og man går til den sidste koncert på Arena og det hele sitrer, fordi man skal have det sidste ud af det.

Hvem skal stafetten tale med næste gang? Og hvorfor?

I skal snakke med Frederik Dines Ove, som er en gammel ven. Han kom fra et job som økonomidirektør og kom ret sent på festival. Da han kom til festival for første gang, og han var helt oppe at køre og tog alt det ind, som jeg elsker. På festivalen er han 32-timers frivillig.

Hvad skal vi spørge Frederik Dines Ove om?

Jeg tænker, at det kunne være interessant, om han kunne tænke sig at gøre mere end de 32 timers.

Tidligere stafetter

Trine Frydkjær, frivillig i analyse

 

Kaos før stormen

Ugerne, dagene og især de sidste timer indtil lørdag klokken 16.00 arbejder frivillige på at gøre ydre plads klar til de løbende festivalgæster. Når de første fødder rammer den støvede jord, er der ikke andet at gøre end at slippe skruetrækkeren, skovlen eller pennen og blot kigge på pladsen, der går fra tom til teltfyldt

“Er der ingen toiletter, der er låst op? Men folk løber lige om lidt”

“Det er Christian. Ja, hej igen”

Christian Lynge, chef for tømrerholdet og medlem af bestyrelsen for Roskilde Kulturservice, får mindst et opkald hvert andet minut. Klokken er 14.12 og der er blot få timer til ydre plads og alle dens toiletter, bade og boder skal stå klar til at modtage 100.000 festivalgæster.

“Øh, Christian… Arbejdstilsynet står herude. De vil gerne have, at vi smider noget snor rundt om det område, vi arbejder i. De vil også have, at vi skal have hjelme på.”

Fakta:
Virksomheden bag Roskilde Festival kaldes Roskilde Festival-gruppen. De tre dele af gruppen er henholdsvis Foreningen Roskilde Festival, Fonden Roskilde Festival og Roskilde Kulturservice. Til hvert led af gruppen sidder der en besluttende bestyrelse. Alle led er i samme ånd som begivenheden Roskilde Festival baseret på frivilligt engagement, og på Roskilde Festival samarbejder frivillige og de lige omkring 80 ansatte på lige vilkår. Læs mere om Roskilde Festival-gruppen lige her.

Christian Lynges arbejdsopgaver er meget alsidige. Alt fra besøg fra arbejdstilsynet, til porte der skal låses op, køretilladelser og meget andet. Mens hans telefon ringer, kører han rundt og løser de problemer og mangler, som de frivillige ringer med.

“Jeg har noget snor i bilen, og så kører jeg lige ud og henter nogle hjelme.”

Stemningen smitter

En gruppe fra tømrerholdet er på depotet for at hente en bestilling fra Rom & Cigar baren, der skal bruge tyve hegnspæle og fire forskansningsbræt. De er lidt for mange til opgaven, da de om lørdagen primært løser i-sidste-time opgaver for de mange boder, hold og byggeprojekter. Derfor ved de aldrig helt, hvor de skal hen og hvad de skal.

De kører rundt i en stor John Deer-traktor med lad på. De mange frivillige sidder bag på ladet, og da nogle af dem begynder at læse træ op på ladet, åbner de andre den første kolde festivalsøl. Stemningen tyder på, at den sidste time nærmer sig og adrenalinen blandt de mange spændte festivalgæster lister sig ind på pladsen til de frivillige.

Da traktoren finder vej gennem pladsen til Rom & Cigar bar, kan man mærke en form for anspændthed. Det var ikke den rigtige bestilling, og bar-folkene havde også en forventning om, at tømreholdet var kommet for at bygge det hegn, der manglede at blive bygget op omkring baren.

Mens en af de frivillige prøver at finde en løsning med den ansvarlige fra baren ringer Christian. Anders fra hegnsholdet har netop fundet ud af, at der mangler at blive sat hegn op flere steder på campingområdet.

Christian, der efterhånden har været i festival-gamet i mange år, er ganske rolig trods en mere bekymret ansvarlig i den anden ende af røret:

“Der er ikke noget, der haster her. Vi er jo frivillige. Vi åbner først klokken 16.”

Vest på og videre

“Ja, ja, jeg er på vej. Bare bliv der.”

På vejen ud for at hente hjelme til de tømrere der arbejder ved Trump-muren inde på festivalpladsen stopper Christian Lynge for at uddele to armbånd og en kørselstilladelse og får citronfromage med på vejen. Alt imens han ordner det, han kalder ‘kontorarbejde’ over telefonen. I alle de samtaler, han har med andre frivillige, laver han jokes, han tager sig tid til at snakke og stopper gerne op på vejen, hvis han møder nogen i en modkørende bil, som han kender.

På samme tid et helt andet sted er tømreholdet på vej til den sidste toilet-ø med de sidste hegn. Ude på venteområderne har de forreste gæster rejst sig for at ryste benene klar til at skulle løbe for at fange det camp-spot de har udtænkt sig. En vagt stopper traktoren, fordi de frivillige omme bag på ladet ikke har veste på.

Ingen ved rigtigt om kravet om at have den ikoniske orange vest også gælder alle håndværker-frivillige. Heldigvis har Christian givet de frivillige en håndfuld veste med, som hurtigt kommer på med en kommentar i forbifarten:

”Vi har veste. Vi skal videre. Vi får altså lidt mere travlt, når en traktor ikke kan køre hurtigere!” Vestene bliver svinget i luften i en hurtig håndsoprækning, og de kører videre mod den sidste toilet-ø i L området.

Anders får bomben

Klokken er 14.28 og Christian Lynge er hos Team Materiel. 12 minutter senere står han med 10 hjelme nede ved Trump-muren. Alle medarbejderne samler sig om ham.

“Vi mangler også noget mere af den mørke blå maling. Hvorfor er det helt præcist, at vi også skal male det her?”

“Nej, der står noget derhenne.”

“Hvor?”

“Henne ved pladerne.”

Christian ryster på hovedet. Det her byggeprojekt har taget de fleste arbejdsdage i ugen op til åbningen af campingområdet. Det er et kompliceret projekter, da de fire mure er ti meter høje og cirka halvdelen af tømreholdet er ikke-certificerede frivillige, der udlever drømmen om at kunne bygge ting op fra bunden. De frivillige, der rent faktisk er uddannet tømre, taler ofte i et fagsprog, ikke alle forstår. Christian Lynge kigger anerkendende rundt på sine frivillige og vender sig om midt i en kommentar, da hans telefon ringer igen:

”Bliver vi færdige i dag? Jeg kommer igen om 45 min.”

Efter small talk, flere jokes og endnu flere opkald kører Christian Lynge mod L, hvor han mødes med tømrerholdet, som har bevæget sig fra P over til toiletterne i L. I L var det bare ikke kun hegn der skulle sættes op.

“Der er ikke nogen af toiletterne, der er låst op og vi åbner om en time. Jeg ringer til Anders. Nu får han bomben.”

Anders er ansvarlig for toiletterne, og klokken 14.57 er ingen af toiletterne i L åbne. Umiddelbart ser det ud til, at ingen af toiletterne på pladsen er låst op. Klokken 15.15 begynder toiletterne i L at blive låst op, mens en Safety Manager dukker op ved toiletterne i L.

“Hvem ejer den bil?”

“Den der, det ved jeg ikke.”

“Nej, den har stået der hele dagen.”

“Nå, har den det? Det er ikke godt.”

Ingen stress

Den unge Safety Manager ser forvirret ud og forstår tydeligvis ikke den interne joke, der er i gang mellem Christian Lynge og resten af tømrerholdet.

“Det er fordi, der er kørselsforbud fra klokken 15 af på hele pladsen. De kommer jo løbende lige om lidt, og de ser sig ikke for, når først de løber.”

Når kørselsforbuddet er trådt i kraft, er der ikke mere at gøre for Christian Lynge på ydre plads. Han kører klokken 15.22 mod festivalpladsen for at udstyre to frivillige med nøgler til toiletterne mens resten af tømrerholdet får sat det sidste hegn op ved toilet-øen i L.

Den sidste halve time inden ‘hegnet vælter’ falder antallet af opkald, han modtager. Alt det arbejde, de frivillige er i gang med går i stå og folk samles på udsigtsposter, ved hegnet ind til ydre plads og andre steder, hvor der er fuld udsigt til den grønne mark, som om kort tid vil være fyldt med telte, larm og tomme øldåser.

“Jeg står ved Trump-muren. Der er ikke så meget mere at gøre ude på pladsen. Der er køreforbud.”

Klokken bliver 16.01 og 16.06. Christian Lynges telefon ringer.

“Stress? Det slutter jo i aften. Så sover jeg, og så starter jeg igen i morgen.”

Faktaboks
Tømrerholdet består af cirka 80 frivillige, der bygger Danmarks fjerdestørste by. På tømreholdet har de frivillige nemlig selv ansvar for at holde styr på deres timer. De fleste på tømreholdet er enige om at tjansen er en af de mere eftertragtede. Opgaverne spænder fra konstruktioner som kunstprojekter, tagterrasser, sorte pladehegn til de mere kedelige bestillingsopgaver, hvor andre hold finder ud af, at de har brug for et skrivebord på kontoret eller ti pæle til et hegn omkring en bar. Men det som nok mest af alt gør det til en eftertragtet tjans, er Christian Lynges evne til lade tingene tage den tid det tager. Dette betyder også at mange på tømreholdet kommer igen hvert år, og ventelisten til at komme med på traktoren er lang.

Kære frivillig, sådan bruger Roskilde Festival dine data

Den nye persondataforordning, kort kaldet GDPR, påvirker også Roskilde Festival og den måde, de håndterer de frivilliges data.

For at være frivillig i år har du i People givet samtykke til, at Roskilde Festival må håndtere dine data. Samtykket er udtryk for, at GDPR er også er kommet til Roskilde Festival.

“Der er mange forskellige aspekter i GDPR. Noget af det, vi har brugt mest tid på, det er at finde ud af, hvad vi gør med de data, vi har om vores frivillige, og det, vi registrerer om vores frivillige.” forklarer it-chef Steen Bechmann Henningsen.

GDPR: Kort om persondataforordningen
Forordningen har flere formål; primært at beskytte privatlivet og fokus på, at al databehandling skal have et klart og legitimt formål. Forordningens grundprincip er ‘Beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger er en grundlæggende rettighed’.

Ifølge it-chefen er det vigtigste, at Roskilde Festival overholder den ifølge ham ‘heftige’ lovgivning, der ligger bag den nye persondataforordning.

“Vi har brugt mange penge på at få tilrettet systemerne i People, penge på ekstern advokatbistand og arbejdstid, så vi ikke laver fodfejl.” fortæller Ida Nielsen, juridisk konsulent hos Roskilde Festival.

Og helt grundlæggende er der en række data, som Roskilde Festival er nødt til at have om sine frivillige, så organisationen kan fungere rent praktisk.

“Vi er nødt til at have nogle data på de folk, som skal have løn. Det samme gælder for dem, der skal have kørselsgodtgørelse, der bliver jo skrevet nogle blanketter, som vi selvfølgelig skal passe ordentligt på.” siger Steen Bechmann Henningsen.

Er du i tvivl om, hvordan du skal håndtere personfølsomme data? Læs denne artikel

Ingen interesse i misbrug

Ifølge Steen Bechmann Henningsen har festivalen et godt udgangspunkt, da de aldrig har indsamlet data om frivillige til videresalg, men blot at praktiske årsager.

“Vi har jo ikke nogen interesse i at opbevare data, og sælge dem til nogle andre eller lave segmentering af folk. Det handler grundlæggende at have de frivillige i nogle hold, få registreret at de skal have et armbånd, at de skal have nogle spise- og drikkekupponer, at de skal have en t-shirt, gæster og lignende, som ligger registreret i People.” siger it-chefen.

Som Steen Beckmann Henningsen pointerer, har festivalen sagt nej til at deltagerne kan betale med deres armbånd, ligesom den har kæmpet mod videoovervågning på steder, hvor det ikke var strengt nødvendigt i forhold til sikkerhed.

“Andre arrangementer som vores får mange flere problemer med det, for de får jo pludselig en del data.” siger han.

Dog skal den frivillige være opmærksom på, at deres udleverede madkort er personligt og registreret med telefonnummer.

Formålet med den nye GDPR-lov er, at den enkelte borger tager retten til sine data tilbage. Derfor har man ret til at vide, hvilke data diverse organisationer har om en, ligesom man kan bede om at blive slettet.

“Vi har jo en slette-politik der hedder, hvis du vil slettes, så fint med os, men ikke så længe du skal arbejde på festivalen, fordi der bliver vi nødt til at have data om dig. Men så snart vi er på den anden side af festivalen, kan vi godt slette dig, hvis man ønsker det.” siger Steen Bechmann Henningsen.

Rent praktisk bliver man ikke slettet, man bliver anonymiseret, da festivalen gerne vil beholde informationerne omkring frivilligsammensætningen det givne år.

“Vi kan godt beholde køn, alder, nationalitet – de ting, som ikke kan føre tilbage til en specifik person. Måske byen, men ikke adressen.” siger it-chefen.

Andre procedurer vedrørende People og sletning er, at man automatisk bliver slettet efter to år, hvis man ikke har været aktiv. Med en undtagelse, hvis man er medlem af foreningen Roskilde Festival, da man skal have informationer i forbindelse med betaling af kontingent.Desuden bliver man ikke slettet, hvis man af den ene eller anden årsag er blevet blacklisted.

Har du spørgsmål til dine data?

Mailadressen GDPR@roskilde-festival.dk er bemandet før og under festivallen, hvis man har spørgsmål.

Deling af data med tredjepart

I forbindelse med afvikling af festivalen bliver der udvekslet en del data frem og tilbage med tredjeparter. Det har foreningen fået tilladelse til gennem tidligere nævnte privatlivspolitik i People.

“Vi leverer data til andre parter, hvilket vi gør til en del af de mange foreninger, som beskæftiger omkring 20.000 af de frivillige. Her giver vi dem data over de frivillige, som registrerer sig hos os.” forklarer Steen Bechmann Henningsen.

I de tilfælde gør festivalen foreningerne opmærksomme på, at de bliver dataansvarlige i det øjeblik, de modtager data over de frivillige, og at de derfor nu står til ansvar over for de frivillige.

Også festivalens vagtplanlægningsfirma er en tredjepart, som data om de frivillige bliver delt med.

“En af vore tredjeparter er Volt som styrer vores garderober, som registrerer navne og telefonnumre på de folk, som indleverer ting, så de kan få fat i folk igen, hvis de ikke kommer og henter deres ting.” siger it-chefen.

Alt i alt har den nye persondataforordning fyldt meget for Steen Bechmann Henningsen og jurist Ida Nielsen. Og meget tyder på, at den nye lov er noget, der kommer til at fylde meget fremover.

“Det har fyldt meget at få et overblik over vores data, hvem har data og hvilke programmer vi har til at behandle data. Og det kommer det til at blive ved med.” siger Ida Nielsen.

Behandling af persondata i People-VOL

Kære Festivalven

Når du melder dig til at være frivillig hos Roskilde festival, så betyder det, at vi går i gang med at behandle de personoplysninger, du giver os om dig selv, i vores systemer. For at vi kan gøre det, så skal vi have dit samtykke, og sådan et samtykke stiller lovgivningen mange krav til. Vi har samlet det hele sammen i teksten her, og vi håber, at det hele giver god mening. Du skal vide, at dit samtykke er nødvendigt for at du kan være frivillig på Roskilde Festival, og giver du os ikke dit samtykke, kan vi ikke udlevere dit armbånd til dig i Check-In.

Det er vigtigt for os at understrege, at vi kun behandler dine personoplysninger i det mindst mulige omfang og så lidt som muligt, da det eneste formål og interesse, vi har i at behandle dine persondata, er at skabe gode rammer for festivalen.

Hvem er Roskilde Festival?

Først og fremmest skal du vide, at når vi skriver Roskilde Festival, så mener vi Foreningen Roskilde Festival, CVR-nr.: 39122715. Det er den juridiske enhed, som er dataansvarlig for dine personoplysninger.

Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?

Vores hovedformål som festival er at arrangere en god musikfestival, og det gør vi blandt andet ved at have en masse frivillige som dig, og de frivillige, vil vi meget gerne skabe gode rammer for.

Når det kommer til dig, dine forhold og rammer, så behandler vi særligt dine oplysninger i forbindelse med at sikre, at du kun har en profil i vores frivillige system, People-VOL. Det vil sige, at vi bruger dine oplysninger til blandt andet at slette dubletter i systemet. Derudover bruger vi dine oplysninger til at kommunikere med dig, ligesom vi sørger for at bruge dine personoplysninger til at lave den gode planlægning af festivalen. Dette betyder blandt andet, at andre frivillige på dit hold kan se dit navn, telefonnummer og e-mailadresse, mens dine holdleder kan se alle dine oplysninger og også kan lave rettelser i dem, hvis du for eksempel skifter adresse, nummer eller andet.

Din holdleder kan enten være organiseret direkte i Roskilde Festival eller i en af de mange tilknyttede foreninger. Holdledere fra både Roskilde Festival og fra de tilknyttede foreninger kan udtrække holdlister for at organisere data på anden måde til eget brug. Når du accepterer vores betingelser, accepterer du altså også, at vi kan videregive dine personoplysninger til tredjemand i form af den forening, hvor du har sagt ja til at være frivillig. Vi har orienteret holdlederne fra foreningerne om, at de selvfølgelig skal sørge for at få et samtykke fra dig til deres behandlinger, ligesom de selv skal oplyse dig om hvordan de sikkert behandler dine data.

De udtræk som vores egne holdledere laver fra People-VOL gemmes maksimalt indtil efter afviklingen af den kommende festival og senest den 31. august.

Vælger din holdleder at lave fælles planlægning i værktøjet Heap360, så overfører vi dine oplysninger til systemet, og benytter du dig af vores garderobe, så behandler vi også dine oplysninger i vores garderobesystem, så vi altid kan finde dine ting hurtigst muligt.

Hvis du benytter dig af elektroniske mad- og drikkebilletter, så overfører vi desuden dine oplysninger til det fælles kasseapparat system, Online POS, så du altid via sms og app kan se din status, ligesom du også kan overdrage kuponer til andre frivillige.

Sådan gør vi

Samlet set, så skriver vi til dig løbende med informationer om dit virke som frivillig, ligesom vi taler med dig i telefonen og pr. e-mail. Ud over den almindelige drift, så bruger vi også People VOL til at holde styr på de ting, du får som frivillig, som for eksempel madbilletter, tøj, adgang for din familie, osv.

Hvordan behandler vi dine data?

For at vi kan tilbyde dig at være frivillig, er det altså nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger. Vi behandler oplysninger ved at indsamle, systematisere, opbevare, bruge, gemme, slette, overføre og videregive de oplysninger, vi har om dig. Som hovedregel opbevarer vi dine oplysninger, så længe du er medlem af Foreningen Roskilde Festival, og er du ikke det, så sletter eller anonymiserer vi løbende alle dine personoplysninger, når du ikke har været aktiv frivillig i en periode ud over afholdelsen af to Roskilde Festivaler, og til enhver tid opbevarer vi ikke dine oplysninger i mere end tre år efter, at du sidst har været frivillig hos os.

Er det sikkert?

De oplysninger, som du giver os, eller som vi får om dig fra andre, sørger vi for at opbevare sikkert og fortroligt. Hovedparten af vores databehandlere er placeret inden for EU, men vi benytter os også af enkelte databehandlere uden for EU. Vi har selvfølgelig sikret os, at alle vores databehandlere har den samme sikkerhed omkring dine oplysninger, som vi har, og internt organisatorisk hos os er vi opmærksomme på at uddanne og undervise hinanden i at sørge for en høj datasikkerhed. Når det er hensigtsmæssigt, sørger vi også for at kryptere, pseudonymisere eller anonymisere dine oplysninger.

Vi vil til enhver tid sikre, at vi overholder den gældende persondatalovgivning.

Har du spørgsmål?

Hvis du har nogle spørgsmål til vores behandling af dine personlige oplysninger, kan du altid kontakte os på gdpr@roskilde-festival.dk. Her kan du også tage fat i os, hvis du vil have indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, hvis du vil have rettet oplysninger om dig, som du ikke mener er korrekte, hvis du gerne vil have dine oplysninger slettet, eller hvis du vil trække dit samtykke tilbage. Du skal selvfølgelig være opmærksom på, at vores behandling af dine personoplysninger er nødvendig for, at du kan være frivillig. Det betyder, at hvis du tilbagetager dit samtykke til vores behandling af dine personoplysninger, så kan du ikke længere være frivillig på Roskilde Festival.

Klagemulighed

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, så kan du klage til Datatilsynet, som du kan finde her: Borgergade 28, 1300 København K, tlf.: 33193200, eller via e-mail: dt@datatilsynet.dk.

Persondataforordningen: Det skal du være opmærksom på som frivillig

0

Steen Bechmann Henningsen, it-chef for Roskilde Festival, og Ida Nielsen, jurist, har brugt tid på at gøre Roskilde Festival klar til den nye persondataforordning. Her fortæller de, hvad de frivillige skal være opmærksomme på.

Det er to år siden, Roskilde Festival havde fint besøg af wristlebloweren Edward Snowden på en Skype-forbindelse. Takket være Edward Snowden og Cambridge Analytica står datasikkerhed højt på dagsordenen i EU og resten af verden. Det gør det også i Roskilde Festival – men det er et ansvar alle frivillige kan hjælpe med til at løfte.

For en måned siden trådte den nye persondataforordning fra EU, som også går under navnet GDPR, i kraft. Og inden du som frivillig tager på festival, bør du læse med her, så du ved, hvordan du skal agere i mødet med personfølsomme data. Noget som de fleste frivillige formentlig kommer i berøring med på et tidspunkt.

”Det er svært ikke at forestille sig frivillige, der på den ene eller anden måde kommer i berøring med personfølsomme data i en eller anden form. De er ude på pladsen, de registrerer opførsel, står i baren eller er i kontakt med holdlister. Det er ikke alvorlige personfølsomme data, men det er data,” siger Ida Nielsen, juridisk konsulent hos Roskilde Festival.

Kort om persondataforordningen

Forordningen har flere formål; primært at beskytte privatlivet og fokus på, at al databehandling skal have et klart og legitimt formål. Forordningens grundprincip er ‘Beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger er en grundlæggende rettighed’.

GDPR en måde at sikre, at borgere kan få større kontrol med deres egne data.

Det betyder GDPR for Roskilde Festival

I samarbejde med it-chef Steen Bechmann Henningsen har Ida Nielsen brugt en stor del af sin arbejdstid på at finde frem til, hvad persondataforordningen betyder for Roskilde Festival og de frivillige. Grundlæggende er der ikke meget, der har ændret sig:

”Persondata fylder rigtig meget i øjeblikket, men i virkeligheden har mange af reglerne været der i forvejen. Man skal som udgangspunkt gøre, hvad man plejer at gøre. Vi gør bare mere ud af at beskrive, hvordan man skal gribe tingene an, så folk ved, hvad der gælder,” siger Ida Nielsen.

Ifølge Steen Bechmann Henningsen er det hovedsageligt frivillige i beredskabet, der kommer i kontakt med alvorlige personfølsomme data. Men den gruppe af frivillige er allerede bevidste om deres ansvar, når der kommer til personfølsomme data.

Data her, der og alle vegne

Faktisk har persondataforordningen allerede haft sin første berøring med de frivillige på den interne platform People. Her har alle frivillige de seneste par uger har fået besked på at give samtykke om håndtering af persondata. Mens flere frivillige har fået frataget nogle rettigheder i forhold til at søgning i databasen.

”Der vil være nogen, der har oplevet, at de ikke længere kan søge kontaktoplysninger på nogen fra et andet hold. Der har vi valgt at sige, at der er nogen, som ikke behøver oplysninger på frivillige, der ikke er fra deres eget hold. Det kan for eksempel være 24-timers frivillige.” siger Steen Bechmann Henningsen.

“Helt grundlæggende skal man ikke være nervøs. Man skal tænke sig om og huske på, at man behandler data om andre, ikke kun sig selv”

De frivillige vil ligeledes opleve, at de efter dette års festival vil blive bedt om at gennemgå sin mailindbakke for personfølsomme oplysninger. Det kan for eksempel være frivillige, der har diverse lister over tidligere frivillige liggende.

”Vi kommer til at vejlede de ansatte og frivillige om, at forordningen ikke kun er fremadrettet men også bagudrettet. Så det handler om at finde ud af, hvad du har liggende på din mail, computer eller på et fysisk skrivebord. Er der en speciel grund til, at du stadig har de lister? Hvis nej, så skal de slettes,” forklarer Ida Nielsen.

Steen Bechmann Henningsen kommer med et eksempel:

”Jeg modtager engang imellem kontaktoplysninger fra frivillige, hvor de sender deres cpr-oplysninger med i mailen, selv om jeg slet ikke skal bruge de oplysninger. Og så sletter jeg mailen med det samme, for jeg skal ikke have vedkommendes cpr-nummer i min indbakke.”

Ingen bekymringer, blot sund fornuft

Ifølge juristen og it-chefen skal de frivillige ude på pladsen ikke være bekymrede i mødet med personfølsomme data.

”Helt grundlæggende skal man ikke være nervøs. Man skal tænke sig om og huske på, at man behandler data om andre, ikke kun sig selv,” siger Steen Bechmann Henningsen.

Ida Nielsen kalder det ganske almindelig sund fornuft. Det er altid en god idé at tænke over, hvilke data man er i besiddelse af? Om der er en grund til, at man har dem? Hvad man skal bruge dem til? Hvor man opbevarer dem? Eller om de skal slettes?

Mere information

Roskilde Festivals guide til de frivillige bliver sendt ud på mail med andre vigtige praktiske informationer. Find den her.

Datatilsynet har lavet en lang række vejledninger, hvor man kan læse mere.

Hvis du er en ægte nørd og klar på at gå helt ned i detaljen, så finder du selve forordningen her.

For eksempel er der i år blevet indført screening på de billeder, der kommer op på storskærmen. Tidligere har man blot skullet tagge sine billeder med for eksempel #rf17, så ville billederne komme op på storskærmen uden screening, fordi man har haft tillid til, at deltagerne ikke lægger stødende indhold op. Men det er ikke godt nok længere.

”Vi er jo kun interesserede i at vise gode stemningsbilleder, ikke billeder af folk der brækker sig eller befinder sig i en uheldig situation. Man har tidligere stolet på, at det var godt nok, men vi er blevet enige om, at det ikke er godt nok,” siger Steen Bechmann Henningsen.

Er man som frivillig i tvivl, om den måde man håndterer data på, eller om de overhovedet er personfølsomme, så er der hjælp at hente, ud over den guide der bliver sendt ud til de frivillige. Mailadressen GDPR@roskilde-festival.dk er bemandet før og under festivallen, hvis man har spørgsmål.

Et word-dokument, der advarer

Ud over ovenstående arbejder Steen Bechmann Henningsen med en række tiltag, der kan gøre det lettere for de frivillige at håndtere data.

Det gælder blandt andet word-dokumenter, der kan give en advarsel, hvis dokumentet indeholder tal, der ligner CPR-numre, og løsninger der fjerner dokumenter med personfølsomme data efter en bestemt periode.

”Der vil komme mange teknologier i fremtiden, som vil hjælpe med behandlingen af data. Vi har sat nogle ting i værk, men som endnu ikke virker optimalt,” siger it-chefen.

”Nu er det første festival med det her, så der kommer nogle ting, man skal tage ved lære af og på den måde bliver det en løbende proces,” afslutter Ida Nielsen.

Frivillig-stafetten: “Nu siger jeg noget helt vildt cheesy…”

Trine Frydkjær skal have mindst ét chili-tequila shot hos Gringo’s, vinde i ølbowling og så kan hun redde alt, som i alt, med en rulle gaffatape.

Hvorfor er du frivillig på Roskilde?

Det er jeg, fordi lige siden jeg var på Roskilde Festival for første gang i 2006, har det været den bedste uge på året. Efter at have nydt festen i mange år, kunne jeg godt tænke mig at komme ind i organisationen, se den indefra og være med til at bidrage til, at den bliver ved med at være den fedeste uge på året. Og så gør jeg det egentlig bare for at møde en masse sjove, seje og engagerede mennesker.

Om stafetten

Frivillig-stafetten er RoskildeNyts interview-stafet, som går rundt blandt de frivillige. Stafetten går på tur efter det princip, at den sidst interviewede vælger, hvem RoskildeNyt skal snakke med næste gang – og hvad vi skal spørge dem om. Man kan ikke sende frivillig-stafetten videre til én i sit eget team.

Hvad består dit frivilligjob i?

Jeg laver FTU’en (Frivillig Tilfredsheds Undersøgelse). Det er en undersøgelse, hvor vi hvert år sender et spørgeskema ud til de frivillige, som spørger ind til folks frivillig-oplevelse. Og så bruger vi svarene til et større analyse- og rapportarbejde, som vi præsenterer for festivalledelsen, og dem, der interesserer sig for frivillige.

Hvad er din bedste Roskilde-oplevelse?

Det er virkelig svært… Og jeg tror, nu siger jeg noget helt vildt cheesy, men det er min allerførste festival i 2006, hvor det var en total åbenbaring for mig at komme et sted, hvor der var så mange mennesker, der alle var så glade og søde ved hinanden. Det på den ene side at opleve, at det er et helt vanvittigt fristed, hvor du kan opføre dig lige så åndssvagt, du vil, uden nogen dømmer dig. Og min bedste koncertoplevelse er også fra 2006, fordi det var første gang jeg var til en koncert i så stor en skala, og jeg hørte Roger Waters på Orange en af de sidste dage. Det var en tidlig aftenkoncert, hvor der var høj sol og musikken var helt vildt nostalgisk, især fordi min mor hørte meget Pink Floyd, da jeg var yngre.

Har du et Roskilde-hack, vi andre skal kende til?

Det er egentlig ikke et hack, det er nok mere et råd. Men det er at være vedholdende. Der er omkring 30.000 frivillige og en kæmpe organisation, og det kan være vildt svært at gennemskue, hvordan den hænger sammen, og hvem man skal gå til med spørgsmål. Men man skal holde ved, drikke øl med sine med frivillige, og ikke føle sig som en ‘pain in the ass’, når man søger informationer. Ffor folk er der, fordi de brænder for det.

Hvilke tre ting er vigtige at have med på festivalen?

En bold til ølbowling, gummistøvler og den sidste, som man aldrig skal underkende vigtigheden af, gaffa – i virkeligheden snor og gaffa. Snor og gaffa har reddet mange pavilloner gennem tiden. Og hvis man smider ølbowling-bolden væk, kan man jo altid lave en af gaffa.

Hvad glæder du dig allermest til på dette års festival?

Det øjeblik, når man er kommet på plads, har stillet sit telt op, har stillet pavillonen op, har pustet luftmadrasser op, nogen har fået anlægget til at køre, og andre har hentet den første ramme. Og så sætter man sig ned i sin campingstol, åbner den første øl, og man ved bare, at den næste uge skal man ikke gøre noget, man skal ikke tænke på noget, man skal max bekymre sig om, hvem der henter øl næste gang, om man gider gå op til den koncert, og hvad man skal have at spise. Det er mit yndlingsøjeblik hvert eneste år!

Har du nogle traditioner, når du er på Roskilde?

Altså.. ølbowling. Og vi skal altid mindst en gang op og have mucho macho shots. Det får man i en lillebitte bar inde i Gringo Bar, hvor man får tequila lagret i chili serveret i en peberfrugt. Og så får man en hat, når man er færdig.

Beskriv Roskilde festival med tre ord

De tre V’er; Venlig, Vanvittig og Vanedannende.

Hvad synes du, der mangler på Roskilde Festival?

Der kunne godt være mere skygge. Helt lavpraktisk, at der mulighed for skygge i varmen og læ i regnen. Jeg ved fra vores frivillig-undersøgelse, at flere frivillige savner mere vegetarisk mad.

Hvem skal stafetten tale med næste gang? Og hvorfor?

Jeg synes, at I skal tale med Anja Kammacher, som er ansvarsperson i team process. Det skal I, fordi hun er mega sej, sød og sjov og ‘gammel’ i Roskilde gårde.

Hvad skal vi spørge vedkommende om?

I skal spørge, hvilke erfaringer hun har med at skifte rolle internt i organisationen, hvad har været svært, hvad har været godt, og hvad har hun af gode råd til folk, der godt kunne tænke sig det samme.