I den midlertidig storby, Roskilde Festival, udfordrer kravene til sikkerhed og beredskab logistikken. På Roskilde Festival 2017 testede IT-udviklingsgruppen en ny tracker, der letter logistikken og arbejdsgangen for beredskabet.

Det er et stort logistisk puslespil at bygge en midlertidig by for 130.000 mennesker på rekordtid. 45 års erfaring og nye teknikker gør hele det koordinerende arbejde mere komplekst, men også mere effektivt og professionelt styret.

Roskilde Festivals IT-udviklingsgruppe – en af festivalens mange frivilliggrupper –  bidrager til at få nogle af IT-systemerne på Roskilde Festival til at glide. Deres nyeste projekt er udviklingen af en ”tracker” der kan lette arbejdsgangen for mange af festivallens frivillige.

Fra rundringning til GPS

”Jeg kørte med en af de biler, der transporterer kunstnere rundt på festivalen. Der blev brugt en masse ressourcer på at ringe rundt til alle bilerne, for at følge deres færden. Jeg syntes det var en enormt gammeldags måde at håndtere det på, og tænkte at man burde optimere det” fortæller Michael Bisbjerg, softwareudvikler og frivillig i Roskilde Festivals IT-udviklingsgruppe.

Michaels oplevelse blev afsættet for udviklingen af festivalens eget tracking-system. Trackeren er en enhed med GPS som kan bruges til at følge en funktion på GIS-kortet – Roskilde Festivals digitale kort.

GIS-kortet er baseret på et gammeldags papirkort og består af digitale lag som kan tilføres eller fjernes på skærmen, alt efter hvem der bruger det og hvad brugeren har behov for at se. Det kan eksempelvis være en oversigt over hegn på festivalområdet eller placeringen af el-tavler, man vil se. Cirka hvert tredje minut sender trackeren en position til GIS-kortet.

”I år har blandt andre lægerne på festivalen trackerne med sig, så man hele tiden kan følge deres færden på GIS-kortet. I stedet for at man skal ringe rundt til hver enkelt læge, kan man se på kortet og kontakte den nærmeste”, fortæller Frederikke Weien Jensen, projektleder for IT-udviklingsgruppen.

Overblik. Fotograf Inez Dawzyk

Alternativ til markedsudbuddet

IT-udviklingsgruppen startede projektet med trackerne som et pilotprojekt sidste år, i samarbejde med fire andre frivilliggrupper som tester enhederne.

”Vi har udviklet det som et alternativ til de tracking-systemer der findes på markedet, som enten er hammerdyre eller hammerdårlige. Det er fedt at være med til at udvikle systemer til festivalen, som gør arbejdet nemmere for andre frivillige. Og så lærer vi selv en masse”, siger Michael Bisbjerg.

Testet i tilspidsede situationer

Gruppen videreudvikler løbende trackerne for at gøre dem bedre, men har først rigtigt kunnet teste dem under Roskilde Festival 2017.

”Der findes ikke rigtigt alternativer til at teste produktet af. Festivalen er jo en særlig situation. Pludselig opstår der en meget lille og komprimeret by ud af ingenting, med midlertidige netværk som har stor belastning. Det er særligt i tilspidsede situationer at vi rigtigt kan se hvordan produktet virker”, siger Frederikke Weien Jensen.

IT-gruppen havde 110 trackere med på Roskilde festival 2017, og alle var i brug. Målet var 125, men de har haft lidt udfordringer med nogle af dem:

”I praksis er trackerne ikke robuste nok. Vi har været lidt udfordret med en bestemt komponent til stikkene, som falder af. De skal selvfølgelig forbedres løbende. Der er også brugere med særlige behov i forhold til størrelse, batteriets levetid og den slags. Men alle testgrupperne har taget rigtig godt imod dem. Det er vores håb at endnu flere grupper kan se produktets muligheder, og vil benytte sig af dem,” afslutter Frederikke Weien.

Beredskabet har stor gavn af trackerne

En af de pilotgrupper, der tester trackerne er Roskilde Festivals Beredskab. Når Beredskabets folk har trackeren med ude på festivalområdet, kan deres færden følges på GIS-kortet. Beredskabet har tidligere leaset sig til tilsvarende produkter fra en ekstern udbyder, og der er noget at leve op til, for de er også den af pilotgrupperne som har det mest krævende system.

Tommy Jonasson fra Roskilde Festivals Beredskab med den nye tracker. Fotograf Inez Dawzyk

”Beredskabet skal være klar når der opstår en situation, og kunne rykke hurtigt ud i nødsituationer – eksempelvis når en gæst har brug for akut lægehjælp. Det er vigtigt at vi hele tiden har overblik over situationen, ved hvor vores folk befinder sig og hvor de skal sendes hen” fortæller Tommy Jonasson, teknikansvarlig for Roskilde Festivals Beredskab.

I Beredskabet sidder man og følger nøje med på GIS-kortet. På kortet kan man blandt andet se hvor koncentrationen af gæster er størst på et givent tidspunkt, og på den måde forudse hvor man skal sætte ekstra mandskab ind.

Gengiver historikken

”Vi oplever også at der bliver større krav i forhold til at dokumentere et hændelsesforløb. Det er ikke længere nok at skrive en rapport, hvis eksempelvis en festivalgæst er kommet til skade. Trackerne er med til at kunne gengive historikken over hvor længe det eksempelvis varede før der var en læge på stedet”, siger Tommy Jonasson. Han har selv været glad for trackeren, men har samtidig forslag til en videre forbedring af produktet:

”På sigt vil det være en fordel også at kunne trække lydfiler ud af trackeren, indtaste position, og at have adgang til kortet fra mobile enheder. Og så har årets festivalvejr vist været en fin demonstration af, hvorfor det er en god ide at gøre den vandtæt”, afslutter Tommy Jonasson.

Det er planen at pilotprojektet fortsætter på Roskilde Festival 2018. Og står det til Roskilde Festivals IT-udviklingsgruppe, kobles der endnu flere testgrupper på.

 

 

 

 

 

 

 

Skriv en kommentar