Hvordan fyrer du en af dine venner? Hvad gør du, hvis en af dine ildsjæle tømmer en flaske tequila i arbejdstiden, og hvordan holder du hovedet koldt, når du står i mudder til knæene og mest af alt har lyst til at klippe alles (inklusive dit eget) armbånd?

På en festival kan der opstå mange situationer, der kræver en samtale – den nødvendige samtale – og den er ikke altid lige let. Slet ikke, hvis forholdene er pressede, tiden knap og parterne trætte.
Under en workshop i maj åbnede Gunvor Schlichtkrull og Kristoffer Wulff fra Roskilde Festivals Coach- og Psykologteam deres værktøjskasse for alle, der kan få brug for en hånd i sådanne situationer. Uanset om drejer sig om en afskedigelse, en udredning eller et forhold mellem en ildsjæl og en leder, der skal strammes op, er det nemlig vigtigt at have sine værktøjer i orden, så man undgår, at der kastes med mudder – både i overført såvel som i bogstavelig forstand.

Forskelligheder og forventninger

Ildsjælene der deltog i workshoppen, var en spraglet forsamling på kryds og tværs af de grupper, der får Roskilde Festival til at fungere. De havde dog alle i deres virke været berørt af at skulle føre svære samtaler, hvilket farvede aftenens ivrige diskussioner med mange nuancer af erfaring og forskellighed.

Fælles for de frivillige var dog først og fremmest ønsket om at undgå de problematiske situationer, der gør, at den nødvendige samtale overhovedet bliver nødvendig. Der var udelt enighed om vigtigheden i forventningsafstemning. Forventer lederen en ildsjæl, der engagerer sig dagligt, mens ildsjælen forventer en hyggetjans på et par månedlige minutter, bliver samarbejdet ikke tilfredsstillende for nogen. Hvis lederen derimod afstemmer sine forventninger med ildsjælene allerede fra stillingsopslag og rekruttering, vil det danne rig grobund for et stærkere samarbejde og mindre mudder gennem luften. Særligt, hvis dette samarbejde styrkes yderligere af løbende, åben kommunikation, anerkendelse og feedback parterne imellem.

Skulle der alligevel opstå situationer, der må afhjælpes gennem en nødvendig samtale, kan man med fordel gribe ned i Gunvor og Kristoffers værktøjskasse.

Foto: Klaus Elmer
Foto: Klaus Elmer

Værktøjskassen – 8 gode ledelsesværktøjer til den nødvendige samtale:

1. Afklaring
– Definer selve årsagen til samtalen, og kom med klare eksempler på, hvorfor samtalen er nødvendig.
– Afgør, hvad du ønsker målet med samtalen skal være: Skal en ildsjæl afskediges eller skal der ske en ændring – og i så fald hvilken ændring?
– Få ro på dig selv. Tænk over, hvilke følelser der sættes i spil i samtalen, og hvad det er, der gør, at du måske føler dig vred, skuffet eller presset.
– Hvis der er tid til og mulighed for det, kan en afklaring eventuelt hjælpes på vej ved at vende problematikken med andre i organisationen.

2. Ramme og tid
– Find tid og rum til at tage samtalen. Et afsides sted, så den anden part ikke taber ansigt. En gåtur kan eventuelt lette stemningen lidt.
– Brug højst en time, men tilbyd eventuelt en opfølgende samtale, hvis du finder det nødvendigt.
– Hvis det er muligt, så lav en dagsorden inden mødet, så den anden part også ved, hvad der skal ske.

3. Første sætning
– Tænk over, hvordan du vil starte samtalen. F.eks.:
– “Jeg vil gerne tale med dig om …”
– “Jeg er blevet opmærksom på, at …”
– “Jeg har indkaldt dig til denne samtale, da …”
– “Jeg er ked af at fortælle det, men …”

4. Formål
– Gør formålet klart: Hvad er det konkrete udgangspunkt for samtalen?
– Beskriv problematikken med eksempler.
– Tænk over, hvordan du beskriver problematikken. Start f.eks. dine sætninger med formuleringer som disse:
– “Jeg oplever …”
– “Ud fra mit perspektiv …”
– “Jeg er blevet fortalt …”

5. Under samtalen
– Hold bolden på egen banehalvdel og forklar, hvordan situationen virker på dig (hvilket ikke kan diskuteres), frem for at gøre emnet personligt.
– Hold samtalen på sporet, og anerkend følelsesmæssige udsving hos den anden part.
– Lyt og vær anerkendende – det er ikke ensbetydende med, du behøver være enig.

6. Fremtoning og kommunikation
– Vær målrettet.
– Vær direkte.
– Vær ærlig.
– Vær rolig.

7. Forandring
Skab den forandring, du ønsker at se ved at stille spørgsmål som f.eks.:
– “Hvordan kan jeg støtte dig i at lykkes med forandringen?”
– “Hvad ser du gerne fra mig?”
– “Hvordan ved vi, der er sket en ændring?”
– “Hvad er det, du gør anderledes? Og hvad gør dig i stand til det?”

8. Fastholdelse
– Fasthold den forandring, du ønsker ved at få personen til med egne ord at opsummere: Hvad skal der gøres, hvordan og hvornår?
– Sørg eventuelt for, at der er en tredje part til stede.
– Lav en skriftlig aftale, hvis du finder det nødvendigt.

Husk også:
Værd at vide: Folderen, der klæder ildsjæle og medskabere fornuftigt på til festival, med alle de vigtigste, overordnede informationer. Et godt udgangspunkt til en forventningsafstemning med de frivillige.
Trivsel på tværs: Facebookgruppe for alle ildsjæle. Et uformelt forum på tværs af grupperne om både frivillighed, ledelse og ildsjæletrivsel.
Coach- og psykologteamet: Gunvor og Kristoffer står til rådighed for de frivillige, hvis der skulle opstå stress, kriser, samarbejdsvanskeligheder eller andet, der kunne være brug for en snak om. De har åbne arme og ditto telefonlinjer.

Skriv en kommentar