Med divisionerne installeret på første sal og faggrupperne på plads i kælderen i Roskilde Festivals sekretariat forløb plandag 3 uden de helt store overraskelser. I hvert fald, hvis man kender lidt til Roskilde Festival som frivillig i forvejen. Hvis ikke, var plandag 3 et helt andet og ret overraskende kig ind i et usædvanligt organisatorisk maskinrum.

“Jeg kender ikke så meget til Roskilde i forvejen, så derfor er der meget, der kommer bag på mig. Men jeg er helt vildt overrasket over, hvor mange frivillige, der er inde over planlægningen af festivalen. Og at de har så meget ansvar og betydning for, at festivalen kører,” fortæller Camilla Lillebæk, som er studerende på CBS.

Sammen med fire medstuderende var hun med på plandag 3 for at få et indtryk af, hvordan Roskilde Festival er skruet sammen som organisation. Hvordan tager man beslutninger? Og hvordan er strukturen i en organisation med mere end 1000 helårsfrivillige, dem vi kalder ildsjæle, og kun en lille gruppe på lidt over 50 ansatte?

“Noget af det, vi synes, er spændende ved Roskilde Festival er, at organisationen består af så mange frivillige. Det gør det bare mere spædende at se på, hvorfor folk bruger så meget af deres fritid på at lave festival? Hvorfor brænder folk så meget for det?,” fortæller Joakim Herrestup fra CBS.

Orden i kaos

Efter et kort introduktionsmøde blev alle repræsentanter for områder, projekter og divisioner på første sal, hvor de i løbet af formiddagen rokerede rundt i forskellige møder på tværs af divisionerne. Det kunne måske forekomme halvkaotisk, men de fem CBS-studerende fandt alligevel en orden i møderne.

“I forhold til hvor forvirrende, det virker for os udefra, så virker det som om, at de har overraskende godt styr på, hvad de skal hvor og hvornår og med hvem. Det virker meget struktureret, når man snakker med dem. De kender hinanden, og ved , hvem der står for hvad,” fortæller Hans Dybdal.

Den synlige orden kommer altså ud af erfaring – man planlægger sine bestillinger ud fra de forrige år – samt de frivilliges gode kendskab til hinanden – folk kender hinanden på kryds og tværs. Af samme grund vurderede de studerende også, at det må være svært at være ny i organisationen.

“Man skulle i hvert fald have brug for en støtteperson, for at finde ud af, hvem der er hvem, og hvordan man gør hvad? Det er helt umuligt at læse sig til på de der små navneskilte, I har fået uddelt,” fortæller Camilla Lillebæk.

De fem studerende skal på baggrund af observationer på plandagen og interviews med forskellige folk i organisationen lave en afsluttende opgave om organisationen Roskilde Festival.

Det skal du vide, hvis du er frivillig…

Første april er absolut sidste dato for alle bestilling af sikkerhedsgodkendelser, eftersom alle dokumenter skal være indsendt til myndighederne første maj, så de nødvendige tilladelser går igennem inden Roskilde Festival. Har du spørgsmål om sikkerhedsgodkendelser, så kontakt Henrik Krogh.

De sidste overnatningsbrikker er ved at fald på plads. I år bliver det også muligt at medbringe egen enhed. Overnatning, ønsker og fordeling kommer alt sammen til at foregå i den nye frivilligdatabase People.

Om plandage

Plandage er de planlægningsdage, hvor de af Roskilde Festivals frivillige ildsjæle, som er med til at planlægge festivalen, mødes, og ja…planlægger. Der bliver tegnet på festivalkortet, talt om hvad der skal ske i de forskellige områder, lagt budgetter, bestilt el og vand og meget mere. Næste og sidste plandag er onsdag 29. april.

Skriv en kommentar